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Cómo utilizar las listas desplegables de Google Sheets

agosto 2, 2021
Hojas de cálculo de Google

Cuando crea hojas de cálculo de Google que otras personas deben completar, una lista desplegable puede simplificar el proceso de entrada de datos. Puede extraer elementos para su lista desplegable de otro rango de celdas o puede insertarlos directamente. Aprenda a hacer ambas cosas y a editar una lista desplegable existente.

Cree listas desplegables manuales en Hojas de cálculo de Google

La forma más rápida de crear una lista desplegable de Hojas de cálculo de Google es enumerar los elementos dentro de la configuración de validación de datos. Para hacerlo:

  1. Seleccione la celda donde desea crear una lista desplegable. Seleccione Datos en el menú, luego seleccione Validación de datos .
  2. Junto a Criterios, seleccione Lista de artículos .
  3. En el campo junto a esta selección, escriba los elementos que desea incluir en la lista desplegable, separados por comas.
  4. Seleccione el botón Salvar y verá que la celda que seleccionó ahora tiene una lista desplegable.

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Opciones de validación de datos

Hay algunas configuraciones importantes en la ventana de Validación de datos para tener en cuenta.

Si desmarca Mostrar lista desplegable en la celda , la flecha desplegable no aparecerá. Sin embargo, cuando el usuario comience a escribir, se mostrarán los elementos de la lista.

En la sección Sobre datos inválidos , si selecciona Mostrar advertencia , se mostrará un indicador de advertencia rojo. Esto muestra un mensaje que advierte al usuario que el elemento escrito no coincide con nada en la lista.

Si selecciona en su lugar Rechazar entrada , Google Sheets rechazará la entrada y la reemplazará con el primer elemento de la lista desplegable.

En la sección Apariencia , si selecciona Mostrar el texto de la guía de validación y escriba el texto en el campo a continuación, ese texto se mostrará cuando el usuario seleccione la celda desplegable.

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Cree listas desplegables a partir de una variedad de Hojas de cálculo de Google

Una forma mas dinámica Crear listas desplegables de Google Sheets es utilizar el contenido de una rango de celdas para llenar la lista. Para hacerlo:

  1. Primero, cree sus listas de validación en cualquier rango de celdas. No es necesario que estén en la misma hoja de cálculo. También puede crear y seleccionar estas listas en otras pestañas de la hoja de cálculo.
  2. Luego, seleccione la celda donde desea crear una lista desplegable. Seleccione Datos en el menú, luego seleccione Validación de datos .
  3. Esta vez, seleccione Lista de un rango de la lista desplegable Criterios. Luego, seleccione el icono de selección de cuadrícula pequeña para abrir la ventana de selección de rango.
  4. Seleccione el rango que desea usar como lista y verá que el texto del rango aparece en el campo Seleccionar un rango de datos .
  5. Para seleccionar OK para cerrar la ventana de selección y volver a la ventana de validación. Configure el resto de las opciones desplegables que desee y luego seleccione el botón Salvar para terminar.
  6. Ahora verá que los datos del rango aparecen como elementos de la lista desplegable en la celda seleccionada.
  7. Continúe con el mismo proceso para cualquier otra columna que desee agregar como una lista desplegable dinámica.

Usar rangos como fuente de datos es una excelente manera de mantener sus hojas de cálculo actualizadas sin tener que revisar y actualizar manualmente cada lista desplegable que ha creado.

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Datos interesantes sobre las listas desplegables de Google Sheets

Las listas desplegables de Google Sheets vinculadas a rangos son las más útiles porque reducen drásticamente el mantenimiento general de la hoja de cálculo.

Actualizar varias celdas con un cambio de rango

Esto es especialmente cierto si tiene muchas celdas que extraen datos de un solo rango de elementos. Si desea actualizar o cambiar estos elementos de la lista, solo necesitará realizar el cambio en un solo rango.

Incluso si hay cientos de celdas con esos elementos de la lista, actualizar el rango una vez actualizará todas esas celdas desplegables inmediatamente.

Copie celdas validadas para ahorrar tiempo

También puedes ahorrar tiempo copiando las celdas desplegable validado en cualquier otra celda. Esto le ahorra el tiempo de tener que repetir el proceso de pasar por las pantallas de validación.

Copiar celdas validadas es especialmente útil para listas de selección como días, meses, hora y otros conjuntos de datos estándar.

Elimina rápidamente la validación de celda

Supongamos que no desea que los elementos de la lista se incluyan en ninguna celda. Puede eliminarlos rápidamente haciendo clic derecho en la celda, seleccionando Validación y luego seleccionando Eliminar validación en la ventana Validación de datos.

Verá que la flecha desplegable desaparece de la celda y todos los elementos desplegables desaparecen. La celda se convertirá en otra celda normal de una hoja de cálculo.

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Usar listas desplegables duales en Hojas de cálculo de Google

Otra forma útil de utilizar las listas desplegables de Google Sheets es pasar información entre hojas . También puede utilizar esta técnica para transmitir información entre personas.

Por ejemplo, si tiene una hoja original que contiene una lista de tareas completadas por un equipo, puede basar una segunda hoja de cálculo en esas tareas completadas.

Puede que desee o no crear esa primera lista basada en las mismas listas desplegables dinámicas descritas en la última sección.

De cualquier manera, seleccione la celda de la hoja a la que desea enviar las tareas completadas como otra lista desplegable y abra la ventana de validación como se describe en la última sección. Cuando seleccione el rango de datos, vaya a esta hoja de cálculo de la tarea de origen y seleccione toda la columna de la tarea (incluidas las celdas vacías).

Ahora, en la hoja de cálculo de destino, verá que se insertan los datos de la columna de actividad. Esto significa que su segundo equipo puede realizar sus propias tareas del proyecto en función de las tareas completadas por el primer equipo.

El primer equipo puede continuar agregando tareas recién completadas a la hoja de cálculo de origen original.

Dado que ha incluido celdas en blanco en el rango de origen, esas nuevas tareas únicas aparecerán en la lista desplegable del segundo equipo.

Tenga en cuenta que solo las actividades únicas aparecerán en la segunda lista desplegable. No es la mejor manera de pasar elementos de fila específicos desde la fuente, pero es una excelente manera para que un segundo equipo vea todos los elementos únicos agregados a una hoja de cálculo por otras personas.

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¿Cómo utilizará las listas desplegables de Google Sheets?

Como puede ver, Google Sheets ofrece muchas formas de extraer información de otras celdas para crear listas desplegables. O, si sus necesidades de ingreso de datos son lo suficientemente simples, puede ingresar manualmente los elementos de la lista desplegable separados por comas.

De cualquier manera, debería poder hacer que la entrada de datos para cualquier hoja de cálculo sea lo más simple y simple posible.